Raccomandazione in merito al "Problema Anno 2000"
(Comunicazione n. 98079574 del 9 ottobre 1998)

Fonte: www.consob.it  

1. Descrizione del problema

L'anno 2000 puo' far sorgere l'esigenza di dover adeguare i sistemi computerizzati, sia hardware che software, utilizzati dalle societa' emittenti.

Molti sistemi infatti, potrebbero non essere idonei a riconoscere il cambio di data identificando le date riferite agli anni solamente con due cifre anziche' con quattro e dando luogo ad errori di calcolo e di comparazione la cui rilevanza potrebbe risultare anche notevole.

Gli effetti di tale problema andranno valutati prima dell'avvento del nuovo millennio al fine di limitare l'impatto che potranno avere sia sull'operativita' delle societa' sia sulla predisposizione dei prospetti di natura contabile nel corso dei prossimi esercizi, anche antecedenti al 2000.

A tal fine la Commissione ritiene opportuno emanare la presente Comunicazione, indirizzata ai consigli di amministrazione, ai collegi sindacali ed alle societa' di revisione degli emittenti strumenti finanziari quotati, contenente raccomandazioni relative ai comportamenti da tenere in relazione al "Problema Anno 2000" nonche' all'informativa minimale da rendere al mercato mediante i bilanci e le semestrali di prossima predisposizione, circa i campi d'intervento ipotizzati e gli effetti che lo stesso potra' produrre sui conti della societa'.

2. Compiti degli amministratori

Tenuto conto della straordinarieta' dell'evento, si raccomanda che gli amministratori:

- pongano in essere ogni azione necessaria, mediante l'utilizzo di risorse interne o esterne, al fine di assicurare che non si verifichino effetti significativi connessi al "Problema Anno 2000". Si ritiene opportuno che tale monitoraggio riguardi tutti i sistemi informativi, sia quelli che fanno parte dell'attivita' operativa della societa' e del gruppo, quali la sicurezza, la produzione, il controllo dei macchinari, i servizi, sia quelli utilizzati per la predisposizione di informazioni di carattere contabile-amministrativo.

- realizzino una completa ricognizione dei rischi derivanti da rapporti di tipo commerciale o finanziario con controparti terze ovvero da eventuali esclusioni di coperture assicurative.

- riferiscano al collegio sindacale ed alla societa' di revisione gli esiti del monitoraggio svolto, comunicando inoltre il piano delle azioni che intendono intraprendere con i relativi tempi di svolgimento.

Al termine degli interventi, ovvero con cadenza periodica almeno semestrale qualora questi si protraggano nel tempo, appare opportuno che gli amministratori rendano noti tempestivamente agli organi di controllo gli eventuali problemi riscontrati nello svolgimento del piano nonche' i rischi e le incertezze in concreto emersi.

Nei documenti contabili si richiede infine che venga inserita ogni informazione utile a fornire al mercato un chiaro e completo quadro informativo del "Problema Anno 2000", cosi' come indicato nel paragrafo che segue.

3. Informativa da inserire nei bilanci e nelle semestrali

Si richiede che nelle relazioni degli amministratori ai bilanci d'esercizio e consolidati ex artt. 2428 c.c. e 40 del D.Lgs. 127/91 di prossima predisposizione siano contenute, in un apposito paragrafo, informazioni specifiche in ordine al "Problema Anno 2000".

Analoghe informazioni saranno rese nelle relazioni degli amministratori sull'andamento della gestione del primo semestre.

Al riguardo andranno indicati:

i) l'esistenza o meno di problemi connessi con l'Anno 2000 per l'emittente e per le societa' del gruppo ad esso facenti capo, con la descrizione delle tipologie dei problemi interni (di tipo contabile-amministrativo od operativi) ed esterni (relativi ai rapporti con parti terze che potrebbero a loro volta trovarsi in situazioni di incertezza);

ii) le azioni intraprese o da intraprendere da parte degli amministratori per affrontare tali problemi, indicando se verra' effettuato:

- un radicale intervento sul sistema informatico della societa' da attuarsi mediante la sostituzione di hardware e software applicativi;

- la sola sostituzione dei software applicativi in essere;

- una mera modifica dei software applicativi in essere;

iii) l'indicazione dei costi preventivati connessi alle azioni da intraprendere ivi compreso l'ammontare delle eventuali svalutazioni che dovranno essere apportate ai beni gia' iscritti nell'attivo patrimoniale;

iv) l'indicazione dei costi eventualmente gia' sostenuti;

v) la descrizione dei rischi potenziali e delle incertezze piu' rilevanti connesse all'esclusione delle coperture assicurative per "Il Problema Anno 2000", alle cause legali derivanti da rapporti contrattuali con clienti, fornitori od altri soggetti terzi;

vi) l'indicazione del metodo di contabilizzazione adottato.

A tale ultimo proposito la Commissione ritiene che i criteri da seguire per la contabilizzazione di costi, svalutazioni e accantonamenti connessi al "Problema Anno 2000" debbano conformarsi a quelli gia' adottati, in situazioni analoghe, in presenza di costi di sostituzione, di manutenzione o di aggiornamento dei sistemi informativi.

Infatti l'evento, pur nella sua eccezionalita' quanto a frequenza di accadimento, presenta connotati del tutto simili a quelli che normalmente si presentano nella realta' operativa delle aziende.

4. Compiti dei sindaci

La Commissione raccomanda che i collegi sindacali, in conformita' con le attuali disposizioni codicistiche ed in coerenza con le funzioni ad essi attribuite dal recente Testo Unico della Finanza, vigilino sulla correttezza delle iniziative intraprese dagli amministratori e sull'adeguatezza ed affidabilita' del sistema amministativo-contabile e di controllo interno ponendo in essere ogni verifica, anche avvalendosi dell'operato della societa' di revisione, necessaria a valutare l'efficacia delle misure intraprese dagli amministratori per la salvaguardia del patrimonio aziendale.

Qualora nel corso delle verifiche emergano problematiche la cui natura sia atta a produrre un impatto sui dati contabili della societa', il collegio avra' cura di informare tempestivamente informare la societa' di revisione.

Si raccomanda altresi' che, dei controlli eseguiti e degli esiti di tali verifiche, venga data notizia nella relazione predisposta per il bilancio e nel paragrafo relativo alle osservazioni alla relazione semestrale.

5. Compiti del revisore

Il "Problema Anno 2000" non crea alcuna responsabilita' aggiuntiva del revisore rispetto a quanto gia' previsto dall'attuale regime normativo.

Il revisore dovra' comunque svolgere tutte le procedure necessarie per individuare nelle situazioni contabili errori significativi connessi al "Problema Anno 2000".

Il revisore avra' quindi il compito di eseguire un'adeguata pianificazione per accertare il grado di affidabilita' del sistema contabile-amministrativo utilizzato e del sistema dei controlli interni attraverso l'ottenimento di informazioni sul monitoraggio che gli amministratori hanno effettuato o intendono effettuare per individuare eventuali problemi connessi all'anno 2000 nei sistemi informativi aziendali.

Nello svolgimento dei propri tests, anche per questa specifica fattispecie, il revisore avra' riguardo al concetto di significativita' sia nell'identificazione della tipologia e dell'ampiezza delle verifiche da svolgere sia nella valutazione degli errori di bilancio che dovessero eventualmente emergere, cio' al fine di segnalare gli eventuali effetti sulle situazioni contabili nelle proprie relazioni.

Il revisore sara' tenuto ad esaminare le informazioni fornite dagli amministratori nella relazione sulla gestione al fine di verificarne la coerenza con i dati riportati in nota integrativa. Inoltre andranno considerate le informazioni prospettiche che verranno fornite dagli amministratori, nonche' valutate attentamente le eventuali passivita' potenziali e le altre situazioni di incertezza che potrebbero dar luogo negli esercizi successivi al verificarsi di perdite per la societa' e per il gruppo legate al sostenimento di maggiori costi o di ulteriori svalutazioni di poste patrimoniali.

Nel caso il revisore venga a conoscenza di ritardi nello svolgimento dei piani posti in essere dagli amministratori ovvero nelle eventuali azioni correttive previste, avra' cura di informare tempestivamente il Collegio sindacale.

In considerazione degli esiti delle verifiche svolte il revisore dovra' valutare se inserire nelle proprie relazioni appositi richiami di informativa in merito alle eventuali incertezze riscontrate ovvero qualificare il giudizio in presenza di errori significativi e/o limitazioni al procedimento di revisione. Tutto cio' ferme restando le valutazioni in ordine alla necessita' di esprimere un giudizio negativo ovvero rilasciare una dichiarazione di impossibilita' ad esprimere un giudizio.

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La Commissione raccomanda che quanto contenuto nella presente Comunicazione venga tenuto in debita considerazione anche dai soggetti che hanno presentato istanza di ammissione alla quotazione nei mercati regolamentati ovvero che hanno comunicato l'intenzione di effettuare operazioni di sollecitazione all'investimento.